Auftragsakquise fürs eigene Unternehmen
Vergaberecht, Öffentliches Auftragswesen oder auch Beschaffungswesen – egal welcher Begriff: Regelmäßig zeigt sich zunächst eine (etwas mitleidige) Betroffenheit im Gesicht derjenigen, die keine oder nur wenige Berührungspunkte mit der öffentlichen Auftragsvergabe haben. Zu Unrecht!
Öffentliche Aufträge sind ein bedeutender Wirtschaftsfaktor und der Auftraggeber – stets zahlungsfähig – ein attraktiver Vertragspartner. In Deutschland kauft die öffentliche Hand jährlich Waren und Leistungen in Höhe dreistelliger Milliardenbeträge von privaten Unternehmen: Großes Potenzial also für die eigene Auftragsgewinnung.
Das Vergaberecht legt die Regeln für den Einkauf der öffentlichen Hand fest und hat folgende Ziele
- Effiziente, wirtschaftliche und sparsame Verwendung von Steuergeldern
- Fairer Wettbewerb, Verhinderung von Vetternwirtschaft und Korruption
- Umsetzung strategischer Politikziele (Umwelt, Soziales, Innovation)
„Wirtschaftlich“ ist übrigens nicht das billigste Angebot, sondern das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Für die öffentliche Auftragsvergabe gelten die Grundsätze Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung. Diese Grundsätze bestimmen sämtliche rechtliche Vorgaben, Verfahrenshandlungen und -entscheidungen. Öffentliche Aufträge dürfen außerdem nur an Wirtschaftsteilnehmer vergeben werden, die fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig sind.
„Für die öffentliche Auftragsvergabe gelten die Grundsätze Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung.“
Die im Einzelfall anzuwendenden Verfahrensvorschriften hängen vom Wert des Auftrags und dem Gegenstand des Auftrags ab. Überschreitet der Auftragswert bestimmte EU-Schwellenwerte wird unterstellt, dass der Auftrag über die nationalen Gebietsgrenzen hinaus Wettbewerbsrelevanz hat und es findet das sogenannte Kartellvergaberecht Anwendung – der Auftrag ist somit europaweit auszuschreiben. Unterhalb der Schwellenwerte gilt das nationale Haushaltsrecht sowie die weniger strengen Vorgaben des nationalen und länderspezifischen Vergaberechts.
Die folgenden Informationen und Tipps sollen interessierten Unternehmen helfen, die Grundlagen des Vergaberechts zu verstehen und als Basiswerkzeug dienen, um erfolgreich an Ausschreibungen teilzunehmen
Wo finde ich interessante Ausschreibungen?
Öffentliche Auftraggeber müssen grundsätzlich ihren Bedarf an Waren und Leistungen öffentlich bekanntgeben.
- Aufträge oberhalb der Schwellenwerte: Zentrale Sammlung im EU-Amtsblatt (https://ted.europa.eu/).
- Aufträge unterhalb der Schwellenwerte: Veröffentlichung mindestens auf der Vergabeplattform des jeweiligen Bundeslandes. Derzeit wird noch an einem zentralen Bekanntmachungsservice gearbeitet.
- Zudem existieren zahlreiche kommerziell betriebene Ausschreibungsdatenbanken mit zusätzlichem (kostenpflichtigen) Serviceangebot, das den Suchaufwand nach relevanten Ausschreibungen reduziert (Einrichtung detaillierter Suchprofile, Push-Benachrichtigungen etc.).
- Sonst Augen offenhalten: (Fach-)Zeitschriften, Websites öffentlicher Institutionen, Aushänge und andere denkbare Medien.
„Bieter machen in Vergabeverfahren häufig dieselben Fehler.“
Was sollte ich besonders bei der Teilnahme an Vergabeverfahren beachten?
Bieter machen in Vergabeverfahren häufig dieselben Fehler. Diese Fehler sind in der Regel auf ein fehlendes Grundverständnis zu den Ausschreibungsprozessen und ihren rechtlichen Rahmenbedingungen zurückzuführen. Sie führen allerdings oft zum unnötigen, aber aus rechtlicher Sicht zwingenden Ausschluss des Teilnehmers vom Verfahren:
- Verbindlichkeit eingereichter Angebote
Angebote können nach Ablauf der Angebotsfrist weder korrigiert noch anders abgeändert werden. Auftraggeber haben zwar mit der Möglichkeit zur Nachforderung/ Aufklärung Spielräume, um formelle Fehler eines Angebotes zu heilen. Bei manchen Fehlern sind die Hände allerdings gebunden (z. B. scheinbar ganz banal: Fehlen der geforderten Unterschrift im Angebotsschreiben).
Deshalb ist es wichtig, die Ausschreibungsunterlagen genau zu lesen und die darin enthaltenen Vorgaben zu befolgen, um die eigenen Chancen auf eine Beauftragung zu erhalten.
- Welche Erklärungen/ Nachweise/ sonstige Unterlagen müssen eingereicht werden?
- Welcher Kommunikationsweg ist vorgegeben?
- Welche Fristen und welche Formvorgaben sind zu beachten?
„[Es ist] wichtig, die Ausschreibungsunterlagen genau zu lesen und die darin enthaltenen Vorgaben zu befolgen, um die eigenen Chancen auf eine Beauftragung zu erhalten.“
- Ausschreibungs- und Vertragsbedingungen vom Auftraggeber vorgegeben
Das bedeutet allerdings nicht, dass die Teilnehmer an Ausschreibungen alle Vorgaben des Auftraggebers ohne Weiteres für sinnvoll halten und akzeptieren müssen. Normalerweise sind Rückmeldungen und die Einbeziehung des Marktes willkommen. Sie regen den vernünftigen Auftraggeber dazu an, seine Ausschreibungsbedingungen nochmals auf Marktüblichkeit zu überprüfen, gegebenenfalls anzupassen und den Beschaffungsvorgang so zu optimieren. Interessierte Unternehmen dürfen und sollten diese Möglichkeit zur Mitgestaltung öffentlicher Aufträge aktiv nutzen – jedoch zwingend zum richtigen Zeitpunkt…
…und dieser ist in den meisten Fällen vor Angebotsabgabe. Die Teilnehmer können während des gesamten Verfahrens mit dem Auftraggeber kommunizieren (Fragen stellen, Hinweise geben, Änderungsanregungen unterbreiten u.s.w.). Sieht der Auftraggeber nach seiner Prüfung Handlungsbedarf, passt er die Vergabeunterlagen entsprechend an und stellt sie wiederum allen am Auftrag Interessierten zur Verfügung. Nur so ist die erforderliche Vergleichbarkeit der eingehenden Angebote sichergestellt. Stellen Sie sich also die Frage: Kann ich auf Basis der veröffentlichten Vergabeunterlagen vernünftig ein Angebot erstellen? Wenn „Nein“ -> Hinweis / Nachfrage.
Häufig fügen Bieter ihrem Angebot zum Beispiel eigene AGBs bei, begrenzen Leistungen bei geforderten Pauschalpreisangeboten zeit-/mengenmäßig oder stellen ihr Angebot unter andere selbst definierte Bedingungen. Oftmals ist damit eine unzulässige Abweichung von den Vorgaben des Ausschreibenden verbunden, die zum zwingenden Ausschluss vom Verfahren führt.
In diesem Zusammenhang gilt die dringende Empfehlung, die mit den Vergabeunterlagen bereitgestellten Formulare zu nutzen. Wenn man selbst erstellte Erklärungen einreicht, birgt das die Gefahr (zum Teil sicher auch unbeabsichtigter) inhaltlicher Abweichungen, was dazu führt, dass man vom Verfahren ausgeschlossen wird. Außerdem bedeutet das Überprüfen der Übereinstimmung mit den Vergabeunterlagen immer einen an sich unnötigen Mehraufwand für den Auftraggeber. Die Verwendung eigener Formulare dürfte in der Regel zwar nicht ohne Weiteres zum Ausschluss führen. Im Zweifel tut sich der Bieter auch mit Blick auf ein potenzielles Auftragsverhältnis jedoch keinen Gefallen, wenn er unnötigen Verwaltungsaufwand verursacht und den Auftraggeber damit ärgert.
Schutz der eigenen Rechte und Fazit
Aufgrund der strengen und umfangreichen Regulierung sind Vergabeverfahren sehr fehleranfällig. Zudem sind auch ausschreibende Stellen vielfach vergaberechtliche Laien. Unternehmen haben dennoch das durchsetzbare Recht auf vergaberechtskonforme Verfahren. Jedenfalls bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte besteht die Möglichkeit, erkannte Rechtsverstöße mit einem sogenannten Nachprüfungsverfahren anzugreifen und so die eigenen Zuschlagschancen zu erhalten. Ob sich die Durchsetzung der eigenen Rechte lohnt, ist eine Entscheidung, die im Einzelfall getroffen werden muss. Sie hängt insbesondere vom wirtschaftlichen Wert und/ oder der strategischen Bedeutung des Auftrags für das eigene Unternehmen ab.
„Aufgrund der strengen und umfangreichen Regulierung sind Vergabeverfahren sehr fehleranfällig.“
JENNIFER KOPCO
ist Rechtsanwältin bei HFK Rechtsanwälte PartGmbB am Standort Frankfurt a. M.
Sie berät auf Bieter- wie auf Auftraggeberseite bei der Teilnahme an bzw. Durchführung von Vergabeverfahren und streitigen Auseinandersetzungen um öffentliche Aufträge.
Dabei liegt der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit im Bereich Smart Cities und Bau-/ Planervergaben.
