Heutzutage gibt es fast kein Projekt in Unternehmen welches ohne die Worte „Digitalisierung“ oder „IT“ auskommt. Ist das auch bei dir der Fall? Gute IT-Projekte beginnen nicht erst mit der Umsetzung, sondern sie starten schon vorab mit der richtigen Vertragsgestaltung. Und diese hat nicht nur etwas mit dem Recht, sondern vor allem mit der Realität zu tun. Doch wie können diese beiden Themen vereint werden?
1 .Die Zielsetzung – was ist eigentlich zu tun?
Alles steht und fällt mit dem Projektziel. Wenn nicht klar ist, was am Ende erreicht werden soll, können IT-Projekte ganz schön teuer und nervenaufreibend sein. Daher sollte im ersten Schritt gemeinsam mit dem IT-Dienstleister ein klares Bild des Zielzustandes erarbeitet werden. Was ist euch an der Durchführung besonders wichtig? Im Projektmanagement spricht man hier von dem sogenannten magischen Dreieck: Leistung, Zeit und Kosten – welche naturgemäß in einem Zielkonflikt zueinander stehen können.
Neben dem großen Ganzen geht es hier aber auch um die Details: Was soll sich nach dem Projekt zum Besseren verändern? Was kann so bleiben? Was darf auf gar keinen Fall geändert werden und warum? In der IT nennt man das den „Scope des Projektes“ – also die genaue Definition der Anforderungen daran, was zu tun ist, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. Das bedeutet im Umkehrschluss jedoch auch, dass alle Anforderungen, die nicht gemeinsam abgestimmt sind, erstmal auch nicht umgesetzt werden.
Das gemeinsam ermittelte Zielbild sollte in jedem Fall im Vertrag genau beschrieben werden, z.B. in einer extra Leistungsbeschreibung, die dem Vertrag beigefügt wird.
„Alles steht und fällt mit dem Projektziel. Wenn nicht klar ist, was am Ende erreicht werden soll, können IT-Projekte ganz schön teuer und nervenaufreibend sein.“
2. Die Vertragsart – Werk oder kein Werk, das ist hier die Frage
Nachdem das Ziel klar festgelegt ist, stellt sich in der Regel als nächstes die Frage nach der Vertragsart. Grundsätzlich können IT-Projekte als Dienst- oder Werkverträge umgesetzt werden.
Ein Dienstvertrag regelt die Zusammenarbeit zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber in der Form, dass der Dienstleister seine eigene Arbeitszeit oder die seiner Mitarbeitenden gegen Entgelt anbietet. Einen konkreten „Erfolg“ schuldet er hierbei grundsätzlich jedoch nicht. Der Vorteil eines Dienstvertrages ist, dass nur diejenigen Aufwände abgerechnet werden, welche auch tatsächlich anfallen. Als Auftraggeber habe ich also eine gute Kontrolle darüber, was mich das Projekt kostet, und kann gegebenenfalls eigenständig Arbeiten übernehmen, um die Kosten zu senken. Der große Nachteil hierbei ist, dass ich am Ende meines gesetzten Budgets kein fertiges Projekt in der Hand halten muss – z.B., wenn man sich bei der Aufwandsschätzung verschätzt hat oder es am Ende doch umfangreicher ist als gedacht.
„Ein Dienstvertrag regelt die Zusammenarbeit zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber in der Form, dass der Dienstleister seine eigene Arbeitszeit oder die seiner Mitarbeitenden gegen Entgelt anbietet. Einen konkreten „Erfolg“ schuldet er […] jedoch nicht.“
Ein Werkvertrag hingegen definiert ein klares Ergebnis, welches der Dienstleister zu erbringen hat, also den „Erfolg“. Damit sich ein Dienstleister darauf einlässt, einen definierten Erfolg zu schulden, müssen die Rahmenbedingungen und das Ziel des Projektes glasklar sein. Andernfalls würde er sich zu etwas verpflichten was er objektiv gar nicht leisten kann. Normalerweise hat man als Auftraggeber hier keinen Einblick in die Kalkulation und muss sich deshalb vollkommen auf den Dienstleister verlassen. Von Vorteil ist jedoch die Kostensicherheit – denn mehr als angeboten darf der Dienstleister in der Regel nicht von seinem Auftraggeber verlangen. Der Vorteil der Kostensicherheit führt uns auf der anderen Seite direkt zu einem möglichen Nachteil eines Werkvertrages – die Kostenhöhe an sich. In aller Regel erheben Dienstleister einen entsprechenden Risikozuschlag auf den geschätzten Aufwand, da sie die Kosten einhalten müssen, auch wenn mehr Aufwand anfällt und zusätzlich Gewährleistung für das fertige „Werk – euer Projektergebnis – übernehmen.
„Ein Werkvertrag hingegen definiert ein klares Ergebnis, welches der Dienstleister zu erbringen hat, also den ‚Erfolg‘.“
Diese beiden Möglichkeiten können mitunter zu ziemlichen Diskussionen mit Dienstleistern führen – ein erfahrener Partner, der sich in eurer Branche und mit eurer Technologie auskennt, wird jedoch weder die eine noch die andere Vorgehensweise scheuen. Wichtig ist hier eine gemeinsame Klarheit über das Ziel sowie die gegenseitigen Erwartungen an die Durchführung des Projektes.
3. Die Durchführung – Ärmel hochkrempeln und an die Arbeit
Nachdem ihr das Projektziel und die Vertragsart gemeinsam festgelegt habt, sind noch weitere Stellschrauben festzuziehen. Auf Basis des Zielbildes und der Schwierigkeit des Gesamtprojektes kann ein Projektplan Sinn ergeben. In diesem haltet ihr die wesentlichen Aufgaben in sogenannten Arbeitspaketen gebündelt fest und bringt das Ganze auf einen Zeitstrahl vom Starttermin des Projektes bis zu dem von euch gewünschten Enddatum. Dieser Projektplan kann wunderbar als Anlage für euren Vertrag verwendet werden und hilft euch und eurem Dienstleister, das gemeinsame Ziel vor Augen zu behalten. Auch wenn solche Projektpläne in der Realität sehr schnell veralten, ist es dennoch wertvoll, gerade in Werkverträgen, die relevanten Arbeitspakete erfasst zu haben und für alle Beteiligten sichtbar zu machen.
Neben dem Projektplan kommt es in IT-Projekten immer auch auf die handelnden Personen an. Euer Dienstleister wird sich nur schwer dazu durchringen, ein konkretes Projektteam für die Dauer der Durchführung festzulegen. Sollte er dies in Teilen zusichern, ist dies meist mit einem Vorbehalt verbunden für den Fall, dass die Mitarbeitenden aus wichtigem Grund ausscheiden. Das können Krankheit oder Kündigung sein. Hierbei solltet ihr immer darauf achten, dass der Dienstleister die Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter übernimmt. Meist wird dies mit einem gewissen Zeitraum von beispielsweise zwei Wochen verknüpft.
„Das gemeinsam ermittelte Zielbild sollte in jedem Fall im Vertrag genau beschrieben werden, z.B. in einer extra Leistungsbeschreibung, die dem Vertrag beigefügt wird.“
4. Die Mitwirkungspflichten – auch als Auftraggeber muss man mithelfen
Nachdem wir uns den Projektplan und die handelnden Personen auf Seiten eures Dienstleisters angesehen haben, geht es in IT-Projekten auch (fast) immer um eure Mitwirkung und die eurer Mitarbeitenden. Hier wird euer Dienstleister von euch fordern, dass ihr die Durchführung des Projektes unterstützt, relevante Informationen und Zugänge bereitstellt und verantwortliche Personen als Ansprechpartner benennt.
Aus der Praxis wird ein Punkt jedoch häufig unterschätzt: Wie viel müssen und sollten meine eigenen Projektmitarbeitenden im Projekt tätig sein? Welche Fähigkeiten und Methodiken sollten sie beherrschen? Nur wenn ihr auch diese Punkte klärt, könnt ihr euch optimal auf das Projekt vorbereiten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Bei Bedarf könnt ihr Mitarbeitende schulen oder auf externe Unterstützung für diese sogenannten „Beistellleistungen“, also eure Leistungen im Projekt, zurückgreifen.
Fazit
IT-Projekte sind heutzutage an der Tagesordnung, dennoch gibt es viele Fallstrike die es zu berücksichtigen gilt. Wichtig ist immer eine klare Zielsetzung, die Wahl der optimalen Vertragsart basierend auf euren Zielen sowie sicherzustellen, dass bestimmte Vorkehrungen getroffen werden, damit einem reibungslosen Ablauf des Projektes nichts mehr im Wege steht. So werdet ihr eure IT-Projekte zum Erfolg führen.
BJÖRN HUPPERTZ
ist staatlich geprüfter Betriebswirt und studiert Wirtschaftsrecht (LL.B.) an der Hamburger Fern-Hochschule.
Als Account Manager für Versicherungsunternehmen arbeitet er in einem großen deutschen IT-Beratungshaus an der Schnittstelle zwischen IT, BWL und Recht.
Er hat schon den Vertrag für das ein oder andere IT-Projekt mit seinen Kunden verhandelt und ist immer auf der Suche nach der optimalen Lösung für beide Seiten.
